Resume Pengantar Manajemen: Part 4 "Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan"

 Part 4: Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Perencanaan

Setidaknya ada 4 fungsi dalam kegiatan manajemen, yaitu merencanakan, mengalokasi sumber daya yang ada, menggerakan orang-orang supaya memanfaatkan resources dalam melaksanakan aktifitas atau program yang nantinya memiliki tujuan untuk mencapai tujuan organisasi dengan baik, dan fungsi yang terakhir ada bagaimana manajer mengontrol, apakah target/kinerja organisasi sesuai dengan perencanaan awal. 

Managerial Planning and Goal Setting (Perencanaan Manajerial dan Penetapan Sasaran)

Sebuah perencanaan adalah proses pengambilan keputusan tentang segala sesuatu yang harus ditargetkan oleh sebuah perusahaan. Lalu dalam perencanaan juga harus menyusun program untuk mencapai tujuan tersebut dari awal. 

- Planning for the Future (Merencanakan Masa Depan)

Sebagian besar organisasi menghadapi gejolak dan ketidakpastian semakin meningkat, dalam dunia sekarang ini yang dihadapi sebuah organisasi adalah lingkungan yang karakteristiknya VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity. Ini akan selalu dihadapi oleh sebuah organisasi, karena lingkungan selalu dinamis. Oleh karenanya disini manajer harus bisa membuat suatu perencanaan yang mampu mengantisipasi lingkungan yang selalu berubah (dinamis) baik dari sisi ekonomi, politik, dan sosial (penyesuaian). 

• Gejolak ekonomi, politik, & sosial = manajer bertanya-tanya bagaimana mengatasinya 

• Minat baru dalam perencanaan organisasi

- Pentingnya sebuah perencanaan bagi organisasi 

1. Rationale for decisions ->  Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan 

2. Guides to action -> pedoman untuk bertindak bagi pegawai/SDM yang ada diorganisasi untuk menyelesaikan pekerjaan 

3. Standard of performance -> penting untuk kita menyusun standar kinerja, baik untuk pegawai maupun perusahaan. 

- Goals and Plans (Sasaran dan Rencana) 

• Goal (Sasaran) - Kondisi di masa yang akan datang yang ingin dicapai oleh sebuah organisasi. 

• Plan (Rencana) - Menyusun program alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran

• Planning (Perencanaan) - menentukan sasaran organisasi dan sarana untuk mencapainya secara maksimal  

• fungsi manajemen fundamental 

• fungsi manajemen yang paling kontroversial.

- Levels of Goals / Plans & Their Importance (Tingkat Tujuan/Rencana & Kepentingannya)

• Piramida Manajemen 

1. Mission Statement (Pernyataan Misi)

2. Sasaran/Rencana Strategis Manajemen Senior (Organisasi secara keseluruhan) 

3. Sasaran/Rencana Taktis Manajemen Menengah (Divisi utama, fungsi) 

4. Sasaran/Rencana Operasional Manajemen Bawah (Departemen, individu) 

• External Message (Pesan Eksternal)

Legitimasi bagi investor, pelanggan.  pemasok , komunitas

• Internal Message (Pesan Internal)

Legitimasi, motivasi, panduan, dasar pemikiran,  standar 

- Benefits for the Organization (Manfaat bagi Organisasi)

• Legitimacy (Legitimasi)

Apa arti organisasi dan alasan keberadaan bagi para stakeholders. Organisasi dikatakan formal jika memiliki visi dan misi juga mempunyai rencana strategis. Karyawan mengidentifikasi dengan tujuan keseluruhan

• Source of Motivation and Commitment (Sumber Motivasi dan Komitmen)

Bagi karyawan ini sebagai sumber motivasi untuk target yang ingin dicapai, penting juga mengikat komitmen karyawan. Tunjukan dengan jelas goals utama perusahaan yang harus dicapai karyawan, dengan ini pimpinan berharap para karyawan mempunyai komitmen dan sama-sama mencapai tujuan organisasi.

• Guides to Action (Panduan untuk Tindakan)

Memberikan arah; memusatkan perhatian pada target spesifik dan melakukan upaya langsung menuju hasil yang penting. 

• Rationale for Decisions (Basis untuk Pengambilan Keputusan) 

• Memahami dan mempelajari apa yang ingin dicapai oleh organisasi

• Membuat keputusan untuk memastikan bahwa kebijakan internal, peran, kinerja, struktur, produk, dan pengeluaran akan dibuat sesuai dengan hasil yang diinginkan

• Standard of Performance (Standar Kinerja)

• Dalam dokumen perencanaan paling tidak memuat kriteria kinerja 

• Selain itu juga harus ada standar penilaian apakah kinerja tersebut tercapai atau tidak 

- Organizational Mission (Misi Organisasi)

• Mission = Alasan mengapa organisasi ini ada keberadaannya

• Mission Statement

• Menunjukan atau menyatakan ruang lingkup sebuah organisasi melayani apa dan menggambarkan keunikan dari organisasi tersebut yang membedakan dengan organisasi yang lain. 

• Di dalamnya mencerminkan dan meilbatkan pasar dan pelanggan 

• Beberapa mungkin menjelaskan nilai-nilai perusahaan, kualitas produk, sikap terhadap karyawan

- Strategic Goals and Plans (Tujuan dan Rencana Strategis) 

• Strategic Goals (Tujuan Strategis)

• Apa yang akan dicapai atau kemana organisasi akan diarahkan pada masa yang akan datang 

• Strategic goals ini mencakup keseluruhan organisasi

Strategic goals ini haruslah tertuang dalam strategic plans 

• Strategic Plans (Rencana Strategis)

• Tindakan Langkah-langkah yang digunakan untuk mencapai tujuan strategis yang telah ditetapkan 

• Cetak biru yang di dalamnya menggambarkan atau mendefinisikan terkait kegiatan organisasi dan alokasi sumber daya

• Strategic plans ini dibuat untuk jangka panjang (long term: 5-10 tahun) 

- Tactical Goals and Plans (Tujuan dan Rencana Taktis)

• Tactical Goals (Tujuan Taktis)

• Diterapkan pada level manajemen  menengah (Middle Management) 

• Target/sasaran yang menentukan hasil yang harus dicapai oleh divisi dan departemen utama

• Tactical Plans (Rencana Taktis)

• Rencana taktis yang dibuat tiap divisi tentunya akan berbeda-beda, menyesuaikan karakteristik tiap divisi, namun rencana yang dirancang ini harus bisa membantu melaksanakan rencana strategis utama sebuah organisasi. 

• Dibuat lebih pendek dari kerangka waktu daripada rencana strategis (2-3 tahun)

- Operational Goals and Plans (Tujuan dan Rencana Operasional) 

Diterapkan dan dibuat dalam jangka waktu satu tahun, kedua hal ini menjadi sebuah panduan bagi para karyawan sebuah perusahaan atau organisasi, keduanya juga tidak boleh menyimpang dari tactical goals karena harus mendukung ketercapaian tactical goals. 

• Operational Goals (Tujuan Operasional)

• Hasil yang spesifik dan terukur

• Diharapkan dari departemen, kelompok kerja, dan individu

• Operational Plans (Rencana Operasional) 

• Tingkat organisasi yang lebih rendah yang menentukan langkah-langkah tindakan untuk mencapai tujuan operasional

• Alat untuk operasi harian dan mingguan

• Jadwal merupakan komponen penting

- Goal Attainment (Pencapaian Tujuan)

• Operational goals pada level bawah diupayakan untuk mengembangkan program-programnya agar mencapai tactical goals atau pencapaian tujuan di tingkat yang lebih rendah bisa  memungkinkan pencapaian tujuan tingkat tinggi

• Tanggung jawab organisasi tradisional

- Strategic (Strategis) = dibuat oleh manajemen puncak (Top Management)

- Tactical (taktis) = dibuat oleh manajemen menengah (Middle Management)

- Operational (Operasional) = dibuat oleh manajemen lini pertama & pekerja (First line management & workers)

- Characteristics of Effective Goal Setting (Karakteristik Penetapan Tujuan yang Efektif)

• Specific and measurable (Spesifik dan terukur): tidak meluas dan hanya terfokus pada satu tujuan

• Challenging but realistic (Menantang tapi realistis): menyesuaikan kondisi pada suatu organisasi  

• Defined time period (Jelaskan jangka waktu yang ditentukan)

• Linked to rewards (Kaitkan dengan reward): menyesuaikan kinerja karyawan 

- Model of the MBO Process

Bagaimana cara manajemen bekerja berdasarkan objektif atau target yang harus dicapai

• Step 1: Set Goals (menentukan goals)

• Corporate Strategic Goals

• Departmental Goals

• Individual Goals

• Step 2: Develop Action Plans (Menyusun rencana/tindakan yang akan dilakukan dalam mencapai goals tersebut)

• Action Plans

• Step 3: Review Progress

Di dalam nya ada proses melakukan review goals, dilakukan supaya ketika terjadi penyimpangan agar segera strategi yang telah dilakukan untuk diubah dan diperbaiki. 

• Step 4: Appraise Overall Performance

Pada langkah ke empat ini dinilai kinerja secara keseluruhan manajer tercapai atau tidak. 

- MBO Benefits and Problems 

• Benefits of MBO

• Upaya manajer dan karyawan difokuskan pada kegiatan yang akan mengarah pada pencapaian tujuan

• Kinerja dapat ditingkatkan di semua level perusahaan

• Karyawan termotivasi

• Target departemen dan individu diselaraskan atau sejalan dengan sasaran perusahaan

• Problems with MBO

• Perubahan konstan mencegah MBO bertahan

• Lingkungan hubungan pemilik perusahaan-karyawan yang buruk mengurangi efektivitas MBO

• Sasaran strategis dapat digantikan oleh sasaran operasional (goals yang paling tinggi dapat tergantikan dengan yang paling bawah)

• Organisasi yang kaku dengan pendekatan mekanistik dan nilai-nilai yang menghambat partisipasi dapat merusak proses MBO

• Terlalu banyak dokumen administratif menghabiskan energi MBO

- Single-Use Plans 

Model yang digunakan ketika goals yang dipakai tidak berulang (sekali pakai)

• Program adalah seperangkat tujuan dan rencana yang kompleks untuk mencapai tujuan organisasi satu kali yang penting

• Proyek mirip dengan program, tetapi umumnya lebih kecil cakupan dan kompleksitasnya

- Standing Plans 

Model yang digunakan ketika suatu goals atau program dilakukan berulang-ulang 

• Suatu policy (kebijakan) adalah pedoman umum untuk bertindak dan memberikan arahan bagi orang-orang di dalam organisasi

• Rules (aturan) menjelaskan bagaimana tindakan tertentu harus dilakukan

• Procedures (prosedur) menentukan serangkaian langkah yang tepat untuk digunakan dalam mencapai pekerjaan tertentu

- Contingency Plans

Model yang digunakan ketika ada kondisi khusus dan tidak terduga 

• Identifikasi Faktor-Faktor yang Tidak Dapat Dikendalikan

• Perputaran ekonomi

• Pasar yang menurun

• Kenaikan biaya persediaan

• Perkembangan teknologi

• Keselamatan kecelakaan

• Meminimalkan Dampak Faktor-Faktor yang Tidak Terkendali

• Prakirakan berbagai respons alternatif terhadap kontinjensi berdampak tinggi yang paling mungkin terjadi

- Building Scenarios

Melihat tren dan diskontinuitas dan membayangkan masa depan, apa alternatif yang memungkinkan untuk membangun kerangka kerja dimana peristiwa masa depan yang tidak terduga dapat dikelola

Memaksa para manajer untuk melatih secara mental apa yang akan mereka lakukan jika rencana terbaik mereka runtuh

- Crisis Management Planning (Perencanaan manajemen krisis)

Model yang ada saat situasi krisis, terjadi tiba-tiba, dan darurat yang tentunya harus ada tindakan segera 

• Prevention (Pencegahan)

• Membangun hubungan saling percaya dengan pemangku kepentingan utama

• Komunikasi terbuka

• Preparation (Persiapan)

• Tim Manajemen Krisis

• Rencana Manajemen Krisis

• Membangun sistem Komunikasi yang Efektif

• Containment (Penahanan)

- Planning for High Performance

Perencanaan dimaksudkan untuk bisa mencapai mencapai target organisasi/kinerja terbaik dari organisasi 

• Central Planning (Perencanaan Pusat) = Tradisional

Kelompok spesialis perencanaan yang mengembangkan rencana untuk organisasi secara keseluruhan dan divisi serta departemen utamanya dan biasanya melapor langsung kepada presiden atau CEO

• Decentralized Planning (Perencanaan Terdesentralisasi) = Manajer Berkinerja Tinggi bekerja dengan ahli perencanaan untuk mengembangkan tujuan dan rencana mereka sendiri

- Planning In The New Workplace (Perencanaan Di Tempat Kerja Baru)

• Memiliki misi dan visi yang kuat

• Tetapkan tujuan peregangan untuk kesempurnaan

• Membangun budaya yang mendorong pembelajaran

• Rangkullah perencanaan yang digerakkan oleh peristiwa 

• Memanfaatkan gugus tugas sementara

• Perencanaan masih dimulai dan berhenti di puncak

Perencanaan menjadi hidup ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya