Resume Pengantar Manajemen: Part 5 "Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen"

 Part 5: Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Organizing dalam Manajemen 

Designing Adaptive Organizations (Merancang Organisasi yang Adaptif)

- Organizing (Pengorganisasian)

Organizing adalah bagaimana cara kita (manajer) mengelola atau memanage sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi yang strategis. 

• Hal ini tercermin dalam

- Pembagian tenaga kerja ke departemen & pekerjaan tertentu

- Garis otoritas formal

- Mekanisme untuk mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

- Organization Structure (Struktur organisasi)

Ketika suatu organisasi sudah berdiri tentunya juga akan terus dikembangkan, oleh karena itu penting halnya untuk membentuk struktur organisasi. Menentukan bagaimana tugas dibagi, sumber daya dikerahkan, dan departemen dikoordinasikan.

• Kumpulan tugas formal yang ditugaskan atau harus dikerjakan 

• Hubungan pelaporan atau kegiatan melaporkan secara formal

• Rancangan sistem struktur organisasi ini dapat digunakan untuk memastikan koordinasi karyawan lintas departemen yang efektif

- The Organization Chart (Bagan Organisasi)

• Visual representation (Bagan organisasi yang direpresentasikan secara visual)

• Set of formal tasks (Bagan organisasi juga menampilkan seperangkat tugas formal dari sebuah organisasi)

• Framework for vertical control (Perangkat kerja untuk pengawasan atau kontrol kerja secara vertikal)

• Formal reporting relationships (bagan organisasi juga memperlihatkan hubungan pelaporan formal)

- Work Specialization (Spesialisasi Pekerjaan)

• Tugas dibagi menjadi pekerjaan individu

• Karyawan hanya melakukan tugas yang relevan dengan fungsi khusus mereka

• Pekerjaan cenderung kecil, tetapi dapat dilakukan secara efisien

- Chain of Command (Rantai komando)

• Garis otoritas yang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam suatu organisasi

• Menunjukkan siapa melapor kepada siapa

• Terkait dengan dua prinsip dasar

• Kesatuan komando (kesatuan perintah, melakukan perintah dari satu kepala atau satu atasan saja)

• Prinsip Skalar

- Authority (Otoritas)

• Hak formal dan sah seorang manajer untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah

• Mengalokasikan sumber daya untuk mencapai hasil yang diinginkan organisasi

• Otoritas dibedakan oleh tiga karakteristik 

• Otoritas diberikan pada posisi organisasi, bukan orang

• Authority diterima oleh bawahan

• Otoritas mengalir ke bawah hierarki vertikal

- Responsibility (Tanggung jawab)

• Tugas untuk melakukan tugas atau aktivitas yang ditugaskan kepada karyawan

• Manajer diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab

- Accountability (Akuntabilitas)

• Mekanisme melalui mana otoritas dan tanggung jawab diselaraskan, menjaga kepercayaan dari tingkatan yang lain, akuntabilitas ini dapat tercermin dari reaksi atau kepuasan pihak lain.  

• Orang-orang harus melaporkan dan membenarkan hasil tugas kepada mereka yang berada di atas mereka dalam rantai komando

• Dapat dibangun ke dalam struktur organisasi

- Delegation (Delegasi)

• Proses yang digunakan manajer untuk mentransfer wewenang dan tanggung jawab

• Organisasi mendorong manajer untuk mendelegasikan wewenang ke tingkat serendah mungkin

- Line and Staff Authority (Otoritas Lini dan Staf)

• Line Authority (Otoritas Lini) = individu dalam posisi manajemen memiliki kekuasaan formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan langsung

• Staff Authority (Wewenang Staf) = diberikan kepada staf spesialis di bidang keahliannya

- Span of Management/Span of Control (Pemegang kendali)

• Tentang seberapa ideal seorang manajer memimpin bawahan

• Traditional view = tujuh bawahan per manajer 

•  Lean organizations today = 30+ bawahan

• Supervisor Involvement (Keterlibatan Penyelia)

• Jika harus terlibat erat dengan bawahan, rentangnya harus kecil 

• Jika perlu sedikit keterlibatan dengan bawahan, bisa besar

- Factors Associated With Less Supervisor Involvement (Faktor-faktor yang Berhubungan Dengan Kurangnya Keterlibatan Supervisor)

• Pekerjaan stabil dan rutin

• Bawahan melakukan tugas kerja serupa

• Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi

• Bawahan sangat terlatih

• Aturan dan prosedur yang menentukan aktivitas tugas tersedia

• Sistem pendukung dan personel tersedia untuk manajer

• Sedikit waktu yang diperlukan dalam kegiatan nonsupervisory

• Preferensi dan gaya manajer mendukung rentang yang besar

- Tall versus Flat Structure (Struktur organisasi yang Tinggi vs Datar)

• Rentang Kendali yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar

• Struktur tinggi memiliki rentang yang sempit dan tingkat yang lebih hierarkis

• Struktur datar memiliki rentang yang lebar, tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki yang lebih sedikit

• Kecenderungan mengarah pada rentang kendali yang lebih luas

- Centralization versus Decentralization

• Perubahan dan ketidakpastian yang lebih besar dalam lingkungan biasanya terkait dengan desentralisasi

• Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan

• Pada saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, otoritas dapat dipusatkan di atas

- Departmentalization (Departementalisasi)

Dasar di mana individu dikelompokkan ke dalam departemen

• Vertical functional approach (Pendekatan fungsional vertikal). Orang-orang dikelompokkan bersama dalam departemen berdasarkan keterampilan umum.

• Divisional approach (Pendekatan divisi). Dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah geografis yang sama.

• Horizontal matrix approach (Pendekatan matriks horizontal). Rantai komando fungsional dan divisi. Beberapa karyawan melapor kepada dua bos.

• Team-based approach (Pendekatan berbasis tim). Dibuat untuk menyelesaikan tugas tertentu

• Network approach (Pendekatan jaringan). Hubungan pusat kecil yang terhubung secara elektronik ke organisasi mereka yang lain yang menjalankan fungsi vital. Departemen bersifat independen, dan dapat ditempatkan di mana saja.

• Virtual approach (Pendekatan virtual). Menyatukan orang untuk sementara untuk mengeksploitasi peluang tertentu lalu bubar.

- Vertical Functional Approach (Pendekatan Fungsional Vertikal)

Pengelompokan posisi ke dalam departemen berdasarkan kesamaan keterampilan, keahlian, dan penggunaan sumber daya

• Informasi mengalir naik dan turun

• Rantai komando menyatu di atas

• Manajer dan karyawan cocok karena pelatihan dan keahlian yang sama

• Aturan dan prosedur yang mengatur tugas dan tanggung jawab

- Divisional Structure Advantages (Keuntungan Struktur Divisi)

• Penggunaan sumber daya yang efisien

• Pengembangan spesialisasi keterampilan

• Kendali manajemen puncak

• Koordinasi yang sangat baik

• Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

- Divisional Structure Disadvantages (Kelemahan Struktur Divisi)

• Komunikasi yang buruk

• Respon lambat terhadap perubahan eksternal

• Terkonsentrasi dan cenderung tersentralisasi ke atas

• Pin menunjuk tanggung jawab sulit

• Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh karyawan

- Horizontal Matrix Advantages (Keuntungan Matriks Horizontal)

• Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hierarki tunggal

• Beradaptasi dengan perubahan lingkungan

• Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialis

• Keahlian tersedia untuk semua divisi

• Tugas yang diperbesar untuk karyawan

- Horizontal Matrix Disadvantages (Kelemahan Matriks Horizontal)

• Rantai komando ganda

• Konflik tinggi antara dua sisi matriks

• Banyak pertemuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

• Kebutuhan akan pelatihan hubungan manusia

• Dominasi kekuasaan oleh salah satu sisi matriks

- Team Advantages (Keuntungan Tim)

• Keuntungan yang sama seperti struktur fungsional

• Mengurangi hambatan antar departemen

• Waktu respons lebih cepat

• Moral yang lebih baik

• Mengurangi biaya administrasi

- Team Disadvantages (Kekurangan Tim)

• Loyalitas ganda dan konflik

• Waktu dan sumber daya dihabiskan untuk rapat

• Desentralisasi yang tidak terencana

- Network Approach Advantages (Keuntungan Pendekatan Jaringan)

• Daya saing global

• Fleksibilitas tenaga kerja

• Biaya administrasi

- Network Approach Disadvantages (Kerugian Pendekatan Jaringan)

• Tidak ada kontrol langsung

 Kehilangan sebagian dari organisasi sangat berdampak pada sisa organisasi

• Loyalitas karyawan melemah

- Task Forces, Teams, Project Management

• Task Force (Gugus Tugas)= tim/komite sementara yang dirancang untuk memecahkan masalah jangka pendek yang melibatkan beberapa departemen

• Project Manager (Manajer Proyek) = bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan beberapa departemen secara penuh waktu untuk penyelesaian proyek tertentu

- Reengineering

• Reengineering ini dalam struktur organisasi juga harus menjadi prinsip. Jika perubahan dirasa sangat drastis maka diperlukan penyesuaian struktur organisasi. 

• Proses = kelompok terorganisir dari tugas dan aktivitas terkait yang bekerja sama untuk mengubah input menjadi output dan menciptakan nilai

- Factors Shaping Structure (Faktor Pembentuk Struktur)

Struktur: 

• Mengikuti Strategi

• Mencerminkan Lingkungan

• Sesuai dengan Teknologi

• Layanan Teknologi

• Teknologi digital