Resueme Pengantar Manajemen: Part 7 "Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen"

 Part 7: Apa, Mengapa dan Bagaimana Fungsi Controlling dalam Manajemen

Managerial and Quality Control 

Fungsi control merupakan fungsi terakhir dari aktivitas atau kegiatan dalam manajemen. Seorang manajer harus mampu membuat perencanaan, alokasikan sumber daya dalam fungsi organizing, menggerakkan orang-orang dalam melakukan pekerjaan, dan mengawasi apakah kegiatan dan juga program yang sudah direncanakan oleh sebuah organisasi berjalan baik atau tidak, karena target awal sudah ditentukan ketika membuat sebuah rencana dalam organisasi. Jika tidak ada fungsi pengawasan ini kita tidak akan tau apakah rencana yang sudah dibuat di awal itu tercapai atau tidak. Fungsi pengawasan adalah suatu fungsi yang kritis yang selalu dihadapi manajer di setiap organisasi dan apapun jenis organisasinya. 

- Managerial and Quality Control (Kontrol Manajerial dan Kualitas) 

Kontrol adalah masalah kritis yang dihadapi setiap manajer di setiap organisasi saat ini

• Quality control (Kontrol kualitas)

• Office productivity (Produktivitas dalam kantor)

• Basic systems (Sistem dasar)

• allocating financial resources (mengalokasikan sumber daya keuangan)

• developing human resources (mengembangkan sumber daya manusia)

• analyzing financial performance, and evaluating overall productivity (menganalisis kinerja keuangan, dan mengevaluasi produktivitas secara keseluruhan)

 

- Organizational Control 

Fungsi pengawasan di dalam organisasi merupakan proses yang sistematik dimana para manajer meregulasi atau mengatur aktivitas organisasi agar konsisten dengan target atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. 

• Plans (Rencana)

• Targets (Target)

• Standards of performance (Standar kinerja merupakan acuan baku dari setiap kegiatan yang dilakukan dalam sebuah organisasi)

- Organizational Control

Pengendalian dan pengawasan yang efektif membutuhkan informasi tentang

• Performance standards (Standar kinerja)

• Actual performance (Kinerja aktual)

• Actions taken to correct any deviations from the standards (Tindakan yang diambil untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari standar kinerja yang sebelumnya telah ditetapkan)

- Organizational Control

Three types of control (tiga jenis pengawasan)

1. Feed forward

Pengawasan dilakukan sebelum terjadi permasalahan dan untuk mencegah permasalah terjadi (preventive control). Untuk mencegah tidak terjadinya masalah pada saat program organisasi maka dilakukan pengawasan untuk menjaga kualitas dalam organisasi. Salah satu contoh pengawasan ini bisa dilakukan ketika perekrutan anggota dari sebuah organisasi. 

2. Concurrent

Pengawasan ini dilakukan ketika aktivitas berjalan, melakukan penyelesaian dan pengawasan permasalahan ketika permasalahan tersebut muncul dan jenis ini bergantung pada standar kinerja. Termasuk aturan dan peraturan untuk memandu tugas dan perilaku karyawan. Niat untuk memastikan bahwa aktivitas kerja menghasilkan hasil yang benar

3. Feedback

Dan untuk jenis ini pengawasan dilakukan di akhir setelah kegiatan berjalan. Berfokus pada keluaran organisasi; disebut juga post-action atau output control

- Feedforward Control

Berfokus pada: 

- Human (Manusia)

- Material

- Financial resources (Sumber keuangan)

• Upaya dan berusaha untuk mengidentifikasi dan mencegah penyimpangan

• Kadang-kadang disebut preliminary or preventive control (pengendalian pendahuluan atau preventif)

- Concurrent Control

Includes self-control on behavior-personal values & attitudes

• Memantau aktivitas yang sedang berlangsung untuk memastikan konsistensi antara aktivitas yang dilakukan dengan standar kinerja

• Assesses/Penilaian: 

- Current work activities (Aktivitas kerja saat ini)

- Relies on performance standards (Bergantung pada standar kinerja)

- Includes rules and regulations (Termasuk peraturan dan ketentuan)

Concurrent ini terkait dengan kepatuhan pegawai terhadap peraturan/ SOP organisasi atau perusahaan untuk memastikan seluruh aturan dipatuhi dan kegiatan pun berjalan dengan baik. 

- Feedback Control

• Dilakukan diakhir, melihat apakah barang produksi ada yang cacat, mencari penyebab, dan lebih berfokus pada output organisasi

• Kadang-kadang disebut postaction atau output control

- Budgetary Control (Kontrol Anggaran)

• Digunakan sebagai metode dalam mengontrol atau pengendalian manajerial yang paling umum digunakan

• Proses penetapan target (alokasikan dan tetapkan segala sumber daya)

• Digunakan untuk memantau hasil dan membandingkan dengan anggaran, apakah match atau tidak. 

- Responsibility Center (Pusat Tanggung Jawab)

Unit organisasi di bawah pengawasan satu orang yang bertanggung jawab atas kegiatannya

- Budgets Managers Use

• Expense (Pengeluaran) = pengeluaran yang diantisipasi dan aktual

• Revenue (Pendapatan) = mengidentifikasi perkiraan dan pendapatan aktual

• Cash (Kas) = perkiraan dan laporan arus kas

• Capital (Modal) = merencanakan dan melaporkan investasi dalam aset utama yang akan disusutkan

- Traditional Budgeting Methods (Metode Penganggaran Tradisional)

1. Top-down budgeting (Penganggaran dari atas ke bawah)

• Manajer tingkat menengah dan bawah menetapkan target anggaran departemen

• Dilakukan sesuai dengan pendapatan dan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan yang ditentukan oleh manajemen puncak

2. Bottom-up budgeting (Penganggaran dari bawah ke atas)

• Manajer tingkat bawah menganggarkan kebutuhan sumber daya departemen mereka

• Sampaikan kepada manajemen puncak untuk persetujuan

- Financial Statements 

Memberikan informasi dasar untuk pengendalian keuangan

1. Balance sheet (Neraca) - menunjukkan posisi keuangan perusahaan sehubungan dengan aset dan kewajiban pada titik waktu tertentu

2. Income statement (Laporan laba rugi) - merangkum kinerja keuangan perusahaan untuk interval waktu tertentu (laporan laba rugi) 

- Financial Statements

Balance sheet (Neraca keuangan)

• Aset - apa yang dimiliki perusahaan - tetap & lancar

• Kewajiban - hutang perusahaan - lancar & jangka panjang

• Ekuitas pemilik

• Selisih antara aset dan kewajiban dan

• Apakah kekayaan bersih perusahaan dalam bentuk saham dan laba ditahan

- Financial Statements

Income statement (Laporan laba rugi)

• Menunjukkan pendapatan yang masuk ke organisasi dari semua sumber

• Kurangi semua biaya, termasuk harga pokok penjualan, bunga, pajak, dan penyusutan

• Intinya menunjukkan laba bersih (laba atau rugi)

- Financial Analysis (Analisa keuangan)

Manajer harus dapat mengevaluasi laporan keuangan yang membandingkan kinerja organisasi dengan data sebelumnya atau norma industri

• Liquidity ratios (Rasio likuiditas)

• Activity ratios (Rasio aktivitas)

• Profitability ratios (Rasio profitabilitas)

• Leverage ratios (Rasio leverage)

- Control Philosophies (Filosofi Pengawasan)

• Bureaucratic control (Kontrol birokrasi ) Memastikan bahwa seluruh aktivitas pada organisai sesuai dengan aturan yang ada, mempengaruhi perilaku karyawan dan menilai kinerja melalui

• Rules (aturan)

• Policies (kebijakan)

• Hierarchy of authority (hirarki otoritas)

• Reward systems (sistem penghargaan)

• Written documentation (dokumentasi tertulis)

• Decentralized control (Kontrol terdesentralisasi) bergantung pada sesuatu yang tidak tertulis, seperti: 

• Cultural values (nilai-nilai budaya)

• Traditions (tradisi)

• Shared beliefs (keyakinan bersama)

• Trust (kepercayaan)

- Total Quality Management - TQM -

Berdasarkan filosofi kontrol terdesentralisasi

Dalam TQM ini seluruh komponen organisasi fokus pada bagaimana melakukan perbaikan berkesinambungan agar produk yang dihasilkan terus dihasilkan yang dicari konsumen. Disini juga seluruh komponen organisasi berkomitmen untuk memasukkan kualitas ke dalam setiap aktivitas melalui peningkatan berkelanjutan

• Quality circles (Lingkaran kualitas)

• Benchmarking (Tolok ukur)

• Six Sigma (Enam Sigma)

• Reduced cycle time (Mengurangi waktu siklus)

• Continuous improvement (Peningkatan berkelanjutan)

- TQM Success Factors (Faktor Keberhasilan TQM)

TQM tidak selalu berhasil

• Six sigma principles (Prinsip six sigma) mungkin tidak cocok untuk semua masalah organisasi

• Banyak kemungkinan yang dapat mempengaruhi keberhasilan program TQM

• Quality circles (Lingkaran kualitas) = lebih bermanfaat saat menantang pekerjaan

• TQM lebih sukses = memperkaya pekerjaan + meningkatkan motivasi

- Trends in Quality and Financial Control (Tren dalam Kontrol Kualitas dan Keuangan)

• International Quality Standards - ISO 9000 (Standar Kualitas Internasional - ISO 9000)

• New Financial Control Systems (Sistem Kontrol Keuangan Baru)

• Economic value added - EVA

• Market value added - MVA

• Activity-based costing - ABC

- Control Systems for Turbulent Times (Sistem Kontrol untuk Waktu Turbulen)

• Open-Book Management = berbagi informasi dan hasil keuangan dengan semua karyawan dalam organisasi. Manajemen yang selalu mensharing informasi pada seluruh pegawai terhadap informasi keuangan.

• Balanced scorecard = sistem kontrol manajemen komprehensif yang menyeimbangkan ukuran keuangan tradisional dengan ukuran layanan pelanggan, proses bisnis internal, dan kapasitas organisasi untuk belajar dan berkembang.